گزارش های مدیریتی

گزارش مدیریتی چیست و چه عملکردی برای مدیران کسب و کار‌ها دارند؟

انواع گزارشات مدیریتی

همه مسولان یک مجموعه یا سازمان اعم از خصوصی یا دولتی به اشخاص درون سازمانی یا برون سازمانی خود گزارش ارائه می کنند. این گزارشات توسط قسمت های مختلف تشکیل می شود که مهمترین آنها واحد حسابداری و مالی است. حسابداران و مدیران مالی مخصوصا کسانی که در حوزه حسابداری مدیریت فعالیت می کنند این گزارشات مدیرتی را تهیه و تنظیم می کنند و به مدیران خود جهت مطالعه یا انتقال و انتشار آنها تحویل می دهند. در ادامه با انواع گزارشات مدیریتی آشنا خواهید شد.

هدف از تشکیل یک واحد دولتی اعمال حاکمیت و ارائه خدمت به جامعه است که به دنبال منافع عمومی است و هدف از تشکیل یک واحد انتفاعی فعالیت اقتصادی و کسب سود است که به دنبال منافع خصوصی است اما کاهش هزینه‌ها در واحد‌های دولتی و افزایش سود در بنگاه‌های اقتصادی خصوصی نسبت به دوره مالی گذشته همواره دغدغه راس هرم اداره کنندگان آن واحد است.

شرط لازم و کافی برای اداره یک سازمان، واحد انتفاعی و یا به طور کلی بنگاه اقتصادی در راستای اهداف از پیش تعیین شده اخذ تصمیمات صحیح و به موقع است. گرفتن این تصمیمات صحیح و به موقع براساس انواع گزارشات مدیریتی و کاربردی است که در اختیار مدیران قرار می گیرد. به تصمیمات زیر توجه نماید:

• تصمیم در مورد فعالیت کلی شرکت
• تصمیم در مورد فعالیت یک بخش
• تصمیم در مورد یک عضو از یک مجموعه
• تصمیم در مورد خط مشی‌ها و روش‌های فعالیت شرکت
• تصمیم در مورد حوادث و اتفاقات غیر مترقبه

برای هر یک مباحث فوق به عنوان تصمیم می توان انواع گزارشات مدیریتی را تهیه کرد و به مسولان ذی صلاح ارائه کرد. مسولیت تهیه و تنظیم انواع گزارشات مدیریتی در سازمان ها می تواند بسیار جذاب و خاص باشد. تظنیم و تدوین گزارشات مدیریتی نیاز به مهارت و تجربه و درک از امور دارد. زیرا باید مواردی را که در تصمیم گیری دخیل هستند به نمایش گذاشته شوند و انتخاب این شاخص ها یا عوامل بسیار مهم و نیاز به تجربه و مهارت دارد.

گزارش مدیریتی چیست؟

 ابتدا باید تعریف گزارش را بررسی کنیم. گزارش‌ها حاوی اطلاعات سازمان یافته درباره اقدامات و رویداد‌های انجام شده در گذشته دور، نزدیک و یا در حال انجام هستند، که راه را برای اتخاذ تصمیمات صحیح، دقیق و به موقع برای دریافت کننده گزارش هموار می‌سازند.

ساده‌ترین گزارش‌ها نوشتاری هستند، هرچند می‌توانند گفتاری یا به صورت‌های مختلفی همچون فیلم، عکس، اسلاید، لوح فشرده و سایر موارد نیز باشند.

به توجه به تعاریف فوق به نظرتان گزارشات مدیریتی چیست؟ ارائه گزارش به مدیران از وظایف مهم سازمانی هر کارمند و یا یک بخش از سازمان است زیرا مدیران نه تنها از گزارش برای ارزیابی اثرات فعالیت واحد گزارش دهنده بر سازمان بلکه جهت بررسی طرح‌های مورد نظر نیز استفاده می‌کنند.

گزارشات مدیریتی به هر شکل و فرمتی می تواند ارائه شود و با توجه به نیاز هر مجموعه و مدیر بستگی دارد. کسانی که گزارشات مدیریتی را آماده می کنند باید متوجه این باشند که برای چه و با چه هدفی آن را تهیه می کنند. البته همه گزارشات مدیریتی به طور سلیقه ای نیستند. برای مثال برخی از گزارشات مانند گزارشات مالی مدیریتی دارای فرمت و قواعد خاص می باشند.

در ضمن کسانی که گزارشات مدیریتی را تهیه و تنظیم می کنند باید دقت لازم را داشته باشند و صادقانه و بی طرفانه و بدون قصد و نیست آنها را تهیه کنند. دلیل اهمیت و تاکید بر این موضوع بع خاطر آن است که گزارشات مدیریتی زمینه ساز تصمیمات کوچک و بزرگی در هر سازمان یا مجموعه ای خواهند بود.

انواع گزارشات مالی مدیریتی پر کاربرد

همانطور که مطرح کردیم خود گزارش تعریف مشخصی دارد. گزارشات می تواند با هدف تحویل به مدیریت و با مقاصد مدیریتی، توسط واحد های مختلف مانند واحد مالی، واحد فروش، واحد بازاریابی، واحد منابع انسانی و غیره تهیه و آماده شوند.

گزارشاتی از این قبیل که رنگ و بوی مالی دارد و با شاخص های مالی مرتبط است یک نوع گزارش مالی مدیریتی است. فرقی ندارد که این گزارشات از طرف کدام بخش یا واحد سازمان ارائه شود. چون با رویکرد مالی و در راستای مدیریت امور تهیه شده است می تواند یک گزارش مالی مدیریتی محسوب شود. گزارشات مالی مدیریتی معمولا توسط قسمت مالی و حسابداری آماده سازی می شوند.

در ادامه نمونه گزارشات مالی مدیریتی پر کاربرد و معروف را برای شما نام می بریم تا با آنها بیشتر آشنا شویم. از مهم ترین این گزارشات، صورت های مالی است که به عنوان یک گزارش مالی در نظر گرفته می شود.

نمونه گزارش مالی مدیریتی

نمونه گزارش مالی مدیریتی را به طور تفکیک در موارد زیر می توانید مشاهده کنید. این گزارشات مالی با رویکرد های متفاوت و با اهداف خاصی تهیه می شود. برخی از آنها با توجه به نوع فعالیت و یا به دستور مدیران شخصی سازی می شوند.

هر کدام از این نمونه گزارش مدیریتی تاثیرات خاص خود را در تصمیمات مدیران می گذارد. برخی فرمت یکسان دارند مانند صورت های مالی که عمومیت دارند و بر اساس چهارچوب مشخصی ارائه می شود. بعضی از نمونه گزارشات مالی مدیریتی به دلیل درون سازمانی بودن می تواند شخصی سازی شود و با توجه به شرایط و فرآیندهای شرکت تدوین شود.

1. ترازنامه ( صورت وضعیت مالی )

تصویر وضعیت کلی شرکت اعم از ارزش دارایی‌ها بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه را در یک لحظه مشخص به مثابه یک عکس فوری نمایان می‌سازد. ترازنامه یا صورت وضعیت مالی می تواند در یک مقطع تاریخی به عنوان یک گزارش مهم و کاربردی مطالعه شود. همانطور که از نامش پیداست ترازنامه وضعیت مالی واحد های اقتصادی را نمایش می دهد. این گزارش مانند یک تصویر ثابت در یک زمان مشخص است.

2. صورت سود و زیان ( صورت عملکرد مالی )

صورت سود و زیان هم به عنوان یکی از کلیدی ترین گزارشات مالی مدیریتی محسوب می شود. گزارش سود و زیان یا همان عملکرد مالی یک شرکت مانند یک فیلم بلند از عملکرد کلی شرکت در یک دوره مالی در خصوص درآمد‌ها و منابع آن و یا هزینه‌های صورت گرفته و محل‌های آن هستند. با گزارش سودو زیان می توان فرآیند سود و زیانی را مطالعه کرد و تصمیمات مالی مهمی را اخذ کرد.

3. صورت جریان وجوه نقد ( Cash Flow )

صورت جریان وجوه نقد یک گزارش مالی مدیریتی است که جریان ورود و خروج پول به شرکت و نحوه خرج کرد آن را نمایان می‌سازد، ذینفعان خارجی به واسطه این گزارش متوجه می‌شوند محل درآمدی شرکت بیشتر در کدام قسمت‌ها هستند. برای استفاده کنندگان این گزارش خیلی جذاب است که بدانند نقدینگی شرکت و ورود و خرج جریان های نقدی از کدام قسمت ها در حال انجام است. صورت جریان وجوه نقد هم یکی از صورت های مالی اساسی محسبو می شود که به عنوان یک گزارش مالی مدیریتی شناخته می شود.

در ادامه گزارشات مالی مدیریتی دیگری با رویکرد مالی مشخص شده است که می توان از آنها استفاده کرد. شاید در ذهن هر کس ابهام به وجود آید که برخی گزارشات مالی مدیریتی توسط واحدهای غیر مالی تهیه می شود، اما توجه داشته باشید که مهم خود گزارش است که با رویکرد مالی مدیریتی تهیه شده است و اهمیت چندانی ندارد که توسط چه کسانی یا کدام واحدها تهیه شده است.

• گزارش بودجه
• گزارش حجم فروش و مقایسه با بودجه (انحراف حجم)
• گزارش قیمت فروش و مقایسه با بودجه (انحراف قیمت)
• تجزیه سنی بدهکاران و بستانکاران
• گزارشات تحلیلی جهت تامین مالی
• گزارش تحلیل حاشیه ایمنی
• گزارشات وصول مطالبات
•  تحلیل نسبت‌های مالی

اهمیت گزارشات مالی مدیریتی در تصمیم گیری

اطلاعاتی از واحد‌های مختلف در قضاوت برای چگونگی انجام عملیات، مقدار و شیوه سرمایه گذاری‌ها، نحوه انجام و تقبل هزینه‌ها، سنجش نیاز برای استخدام‌ها و به طور کلی در سرنوشت امروز و فردای آن سازمان‌ها و موسسات تاثیر گذار است.

مدیری که گزارش مدیریتی ندارد به مثابه راننده ای است که مقصد ندارد و هدف آن مشخص نیست. اما چگونه این مسیر پیش می رود؟ به سناریو زیر توجه کنید:

1. در راس هرم تصمیم گیری یک واحد اقتصادی بعد از هیئت مدیره، مدیریت عامل (کل) و پس از آن مدیران یا معاونان بخش‌ها حضور دارند.
2. برای مثال مدیر قرارداد‌ها و بازرگانی، مدیر تولید، مدیر فنی، مدیر دبیرخانه، مدیر پژوهش مدیر فروش، مدیریت مالی و اداری، مدیر انفورماتیک  و غیره.
3. وظیفه این مدیران اداره و سازماندهی افراد و بخش‌های زیر نظر خود در راستای اهداف ازپیش تعیین شده مدیران بالا دستی است.
4. مدیران بخش‌ها با ارائه اطلاعات از فعالیت گذشته راه را برای تصمیم گیری هیئت مدیره در مورد آینده و تعیین خط مشی قسمت‌های مختلف آسان می‌سازند.
5. احتمالا برای تمامی ما این موضوع پیش آمده که مدیر بالا دستی حرف ما را نمی‌فهمد.
6. اما به این موضوع فکر نکرده ایم که اگر قرار باشد مدیرکل تمامی صحبت‌ها و گزارشات تخصصی بخش‌های مختلف یک شرکت را متوجه شود باید دانشی به وسعت یک دریا داشته باشد.
7. حال وظیفه ما این است که گزارشات مان بسیار ساده، قابل فهم برای همگان اما سرشار از تخصص باشد تا به تصمیم گیری هر چه سریع‌تر و صحیح‌تر مدیران کمک کرده باشیم.

تهیه یک گزارش خوب طبق سناریو بالا اهمیت گزارشات مالی مدیریتی در تصمیم گیری ها آشکار می کند. همه مدیران میانی و عالی رتبه باید بر اساس اطلاعات و گزارشات امور را مدیریت و پیگیری نمایند.

ویژگی‌های گزارش مدیریتی خوب

توانایی تبدیل عملکرد واحد در قالب اعداد کمی و یا کیفی با شاخص‌های مختلف قدم اول در ارائه یک گزارش خوب محسوب می‌شود. در واقع فعالیتی که سنجیده و اندازه گیری نشود را نمی‌توان مدیریت نمود. گزارش فاقد اعداد و ارقام و شاخص‌ها بیشتر به مانند یک وصیت نامه می‌ماند تا گزارش از جداول و نمودارها استفاده کنیم زیرا نمودار‌ها حجم گزارش را کاهش می‌دهند.

در ارائه گزارش ما باید از تعاریف کلی بپرهیزیم زیرا مدیران علاقه مندند گزارش زبان باز کرده و با آنها صحبت کند تا اینکه خودشان نتیجه گیری کنند. بی دقتی را کنار بگذاریم زیرا این گزارشات ما هستند که مبنای تصمیم گیری و هدایت به سمت هدف هستند. همواره واحد خود را زیر نظر داشته باشیم و گزارشاتمان آماده باشند تا در اداره واحد و مسئولیت‌های سپرده شده به ما عقب نمانیم و غافلگیر اتفاقات ناخوشایند نشویم.

چه گزارش‌های به مدیران کمک می‌کند؟

    ذکر تمامی اقدامات صورت پذیرفته

    تجربیات، دستاورد‌ها و بهبود‌های بدست آمده

    مقایسه رتبه و جایگاه فعلی با گذشته (روند پیشرفت شرکت و کارکنان)

    چشم انداز و برنامه ریزی‌ها برای بهتر شدن و رشد نمودن

    مقایسه عملکرد با بودجه مالی صرف شده (صورت هزینه‌ها صرفه جویی‌ها و انحرافات)

    نیازمندی‌های مالی، انسانی و آموزشی جهت رشد سریع‌تر

برای مشاوره در زمینه گزارشات مدیریتی مانند گزارشات مالی مدیریتی و حوزه حسابداری مدیریت با شرکت حسابداری مالی کده تماس حاصل فرمایید.