پیش فاکتور چیست؟

ما در این مقاله به توضیح اینکه پیش فاکتور چیست و پیش فاکتور ها چه ویژگی هایی دارند پرداخته ایم.

پیش فاکتور و نحوه صدور آن

پیش فاکتور یک قبض اولیه فروش است که قبل از ارسال یا تحویل کالا برای خریداران ارسال می شود. معمولاً اقلام خریداری شده و سایر اطلاعات مهم مانند وزن حمل و نقل و هزینه حمل و نقل را شرح می دهد. خریدار پس از مشاهده پیش فاکتور در صورتی که هر گونه سوالی داشته باشد و یا خواهان تغییر هر شرایطی باشد می تواند پس از مشاهده پیش فاکتور آن را به اطلاع فروشنده برساند.
تنظیم پیش فاکتور در کاهش زمان انجام معامله نقش زیادی دارد. بدین دلیل که مطالب مندرج در پیش فاکتور مبنای تکمیل چندین فرم مثل ثبت سفارش و گشود اعتبار اسنادی است و همچنین در صورت لزوم تغییرات می توان به سادگی آن را پیگیری کرد.

آشنایی با پیش فاکتور ها

کسب ‌وکارها تقریباً در همه صنایع از پیش فاکتورها برای برآورده کردن فرآیند تأیید خرید داخلی خود استفاده می‌کنند. صورت‌ می توان گفت که پیش فاکتور ها فرآیند فروش را حتی بعد از فروش ساده تر می کنند زیرا از اتفاقاتی که ممکن است بعد از فروش بیفتد نیز تا حد زیادی جلوگیری می کند زیرا همه شرایط پیشاپیش توافق شده‌اند.
پیش فاکتورها باید بگونه ای باشند که قیمت فروش دقیقی را در اختیار خریدار قرار دهند. آنها شامل تخمینی از هر گونه کمیسیون یا هزینه، مانند مالیات های قابل اجرا یا هزینه های حمل و نقل هستند. اگرچه پیش فاکتور در بعضی از شرایط ممکن که تغییر کند برای همین برای اینکه این مشکل را بتوانند تا حدود زیادی مدیریت نمایند برای پیش فاکتور ها تاریخ اعتبار درج کرده اند و همه چیز را مشخص کرده اند اگر در چنین شرایطی دوباره پیش فاکتور ها با توجه به شرایطی غیر قابل پیش بینی تغییر نمایند اما صدور پیش فاکتور نشان دهنده یک تخمین با حسن نیت برای جلوگیری از قرار گرفتن خریدار در معرض هرگونه هزینه غیرمنتظره و قابل توجه پس از نهایی شدن معامله است.
یک شرکت ممکن است پیش فاکتوری را قبل از ارسال هرگونه کالای مورد توافق یا همراه با اقلام ارسال شده ارسال کند. اگرچه شامل جزئیات دقیق هزینه مرتبط با فروش است، اما درخواست رسمی برای پرداخت نیست. هیچ دستورالعملی برای ارائه قالب دقیق پیش فاکتور وجود ندارد اما پیش فاکتور بهتر است که دقیقا مانند فکتور اصلی باشد با ایت تفاوت که تاریخ اعتبار دارد و ذکر عنوان پیش فاکتور به جای فاکتور و تفاوت ها در حد مواردی مانند این نمونه ها باشد.

چرا باید از یک پیش فاکتور حرفه ای استفاده کنید؟

پیش فاکتور برای اطلاع رسانی هزینه های مورد انتظار، هزینه ها و تاریخ تحویل برای یک سفارش یا محصول استفاده می شود. اگرچه نهایی نیست، اما نشان‌دهنده برآوردی با حسن نیت از هزینه‌هایی است که طرف خریدار باید انتظار پرداخت آن را داشته باشد.
پیش فاکتور فرصتی را برای خریدار فراهم می کند تا در مورد شرایط تحویل مذاکره کند. اگر خریدار از قیمت، مقدار یا جدول زمانی تحویل راضی نیست، می‌تواند با فروشنده تماس بگیرد تا به یک نتیجه رضایت‌ بخش متقابل برسد. اگرچه هیچ الزام قانونی برای صدور پیش فاکتور وجود ندارد، اما به طور کلی صدور پیش فاکتور یک راهکار خوب برای جلوگیری از بروز اختلافات در آینده بین خریدار و فروشنده می باشد.

تفاوت پیش فاکتور و فاکتور نهایی

در حالی که یک پیش فاکتور نشان دهنده اطلاعیه اولیه از شرایط یک قرارداد خرید است، یک فاکتور رسمی یک ابزار تجاری رسمی است که طرف گیرنده را از تعهدات پرداخت خود مطلع می کند. یک فاکتور رسمی معمولاً در زمان تحویل صادر می شود و به منزله درخواست پرداخت توسط طرف دریافت کننده است.
برخلاف فاکتور رسمی، پیش فاکتور به سادگی برای جلوگیری از سوء تفاهم در مورد مبلغ پرداختی استفاده می شود. معمولاً در زمان ثبت سفارش صادر می شود تا خریدار بتواند هرگونه سوالی در مورد قیمت یا تاریخ تحویل دارد را مشخص کند و به درستی متوجه شود.

یک پیش فاکتور حرفه ای چگونه است؟

اکثر پیش فاکتورها قیمت فروش دقیقی را در اختیار خریدار قرار می دهند. این شامل تخمینی از هر گونه کمیسیون یا هزینه، مانند مالیات های قابل اجرا یا هزینه های حمل و نقل است. اگرچه پیش فاکتور ممکن است در معرض تغییر باشد، اما نشان دهنده یک تخمین با حسن نیت برای جلوگیری از قرار گرفتن خریدار در معرض هرگونه هزینه غیرمنتظره و قابل توجه پس از نهایی شدن معامله است.

چرا از پیش فاکتور ها استفاده می شود؟

پیش فاکتور زمانی صادر می شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده است اما نمی تواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند زیرا جزئیات نهایی معامله هنوز توسط خریدار تأیید نشده است. یک پیش فاکتور می تواند صادر شود تا خریدار بداند دقیقا چه انتظاری از فروشنده دارد.
پیش فاکتور ها در اکثر معاملات برای براورد و تخمین هزینه ها و همچنین صورت گرفتن بررسی های لازم توسط خریدار برای انجام یک خرید بی دردسر صورت می گیرد. کسب ‌و کارها تقریباً در همه صنایع از پیش فاکتورها برای برآورده کردن فرآیند تأیید خرید داخلی خود استفاده می‌کنند. صورت ‌حساب‌های پیش فاکتور ها فرآیند فروش را با حذف رفت ‌و آمدهای اضافی پس از انجام فروش آسان‌تر می‌کنند، زیرا همه شرایط پیشاپیش توافق شده‌اند.

پیش فاکتور ها چه زمانی ارسال می شوند؟

یک شرکت ممکن است پیش فاکتوری را قبل از ارسال هرگونه کالای مورد توافق یا همراه با اقلام ارسال شده ارسال کند. در حالی که حاوی جزئیات دقیق هزینه مرتبط با فروش است، اما درخواست رسمی برای پرداخت نیست. همچنین توجه داشته باشید که پیش فاکتور های ممکن است از نظر قالب و محتوا با یکدیگر تفاوت داشته باشند و هیچ اجباری برای شباهت پیش فاکتور های مختلف به یکدیگر وجود ندارد.