کدینگ حسابداری چیست؟

ما این مقاله به بررسی کدینگ حسابداری و همچنین بررسی انواع پرطرفدار کدینگ حسابداری اختصاص داده ایم.

کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری به معنای تخصیص شماره‌گذاری و کدگذاری به حساب‌های مختلف در حسابداری است. این کدینگ به کمک یک سیستم شماره‌گذاری منظم و سازمان‌یافته، به حسابداران کمک می‌کند تا حساب‌های مختلف را به راحتی مشخص و مدیریت کنند.
در واقع، کدینگ حسابداری به حسابداران کمک می‌کند تا برای هر تراکنش مالی، یک شماره حساب یا کد مربوطه را مشخص کنند. این کدینگ به طور معمول با استفاده از یک سیستم اعداد یا حروف، مانند سیستم کدینگ حساب‌های مالی، صورت می‌گیرد.
استفاده از کدینگ حسابداری به حسابداران کمک می‌کند که به راحتی به اطلاعات حسابداری دسترسی پیدا کنند، از دقت بیشتری برخوردار باشند و بهترین تصمیمات را درباره مدیریت مالی بگیرند.

چرا از کدینگ حسابداری استفاده می کنیم؟

استفاده از کدینگ حسابداری به دلایل زیر است:
۱. دسته بندی دقیق تر: با استفاده از کدینگ حسابداری، هر حساب به یک کد منحصر به فرد نسبت داده می‌شود. این کدینگ به حسابداران کمک می‌کند تا اطلاعات مالی را به دقت و صحیحی دسته‌بندی کنند.
۲. یکپارچگی اطلاعات: با داشتن یک سیستم کدینگ حسابداری منظم، همه اطلاعات مالی به صورت یکپارچه و منظم ذخیره می‌شوند. این باعث می‌شود که تهیه گزارشات مالی و صورت‌های مالی سریع و آسان شود.
۳. بهبود کنترل داخلی: با تعریف دسترسی‌های مختلف برای اعضای سازمان، از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مالی جلوگیری می‌شود.
۴. تسهیل در تهیه گزارشات مالی: با داشتن یک سیستم کدینگ حسابداری منظم، تهیه گزارشات مالی سریع و آسان می‌شود. این گزارشات شامل صورت‌های مالی، صورت سود و زیان و گزارش‌های مالی دیگر می‌باشد.
۵. پیش بینی و برنامه‌ریزی بهتر: با استفاده از کدینگ حسابداری، امکان پیش‌بینی و برنامه‌ریزی بهتر برای آینده فراهم می‌شود. با داشتن اطلاعات دقیق و دسته‌بندی شده از هزینه‌ها و درآمدها، مدیران مالی می‌توانند تصمیم‌گیری‌های بهتری درباره مدیریت مالی بگیرند.
به طور خلاصه، کدینگ حسابداری به دلیل دسته‌بندی دقیق‌تر، یکپارچگی اطلاعات، بهبود کنترل داخلی، تسهیل در تهیه گزارشات مالی و صورت‌های مالی و پیش‌بینی و برنامه‌ریزی بهتر، برای سازمان‌ها بسیار حائز اهمیت است.

اهداف کدینگ حسابداری

اهداف کدینگ حسابداری به شرح زیر است:
۱. یکپارچگی اطلاعات: کدینگ حسابداری به حسابداران کمک می‌کند تا در سیستم حسابداری خود، اطلاعات را به صورت یکپارچه و منظم ذخیره و مدیریت کنند.
۲. تسهیل در تهیه گزارشات مالی: با استفاده از کدینگ حسابداری، تهیه گزارشات مالی سریع و آسان می‌شود. این گزارشات شامل صورت‌های مالی، صورت سود و زیان و گزارش‌های مالی دیگر می‌باشد.
۳. بهبود کنترل داخلی: با ارائه یک سیستم کدینگ حسابداری متناسب با نیازهای یک سازمان، کنترل داخلی بهبود می‌یابد. با تعریف دسترسی‌های مختلف برای اعضای سازمان، از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مالی جلوگیری می‌شود.
۴. پیش‌بینی و برنامه‌ریزی بهتر: با استفاده از کدینگ حسابداری، امکان پیش‌بینی و برنامه‌ریزی بهتر برای آینده فراهم می‌شود. با داشتن اطلاعات دقیق و دسته‌بندی شده از هزینه‌ها و درآمدها، مدیران مالی می‌توانند تصمیم‌گیری‌های بهتری درباره مدیریت مالی بگیرند.
به طور خلاصه، کدینگ حسابداری به دلیل ایجاد یک سیستم منظم و یکپارچه برای مدیریت اطلاعات مالی، بهبود کنترل داخلی، تهیه گزارشات مالی سریع و آسان و پیش‌بینی و برنامه‌ریزی بهتر، برای سازمان‌ها بسیار حائز اهمیت است.

انواع کدینگ حسابداری 

کدینگ حسابداری انواع مختلفی دارد که بسته به نیاز هر شرکت مدیران مالی و حسابداران از آن روش برای کدینگ حسابداری خود استفاده می نمایند اما معمول ترین آن ها که در کشور ما ورد استفاده قرار می گیرد را خدمت شما عزیزان عنوان می نماییم.

کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حساب ها)

یکی از راه های ساده و و و آسان برای کد گذاری، کد دهی و نشانه گذاری بر اساس حروف الفبای فارسی می باشد. در این روش حرف اول کلمات مورد نظر را برای بازه کوچکی از کلمات استفاده می نمایند. به عنوان مثال برای حساب های دریافتنی از (ح-د) استفاده می شود که (ح) از اول حرف حساب و (د) از اول حرف دریافتنی استفاده می شود.

کدینگ متوالی (پی در پی)

کدینگ متوالی یا همان کدینگ پی در پی و سریالی، یکی از روش های کدینگ حسابداری می باشد که در روش کدینگ پی در پی اعداد به صورت پشت سر هم به حساب ها تخصیص داده می شود.

کدینگ سلسله مراتبی

این کدینگ همان گونه که از نامش نیز پیداست به صورت سلسله مراتبی می باشد. کدینگ سلسله مراتبی یکی از پرکاربرد ترین کدینگ های حسابداری می باشد. علت پر کاربرد بودن آن این است که علاوه بر این نظم ودقت بسیار زایدی به حساب ها می دهد هیچ محدودیتی برای اضافه کردن حساب ها و داده ها و کالا ها ندارد.
به عنوان مثال هنگامی که شما برای حساب بدهی کد 300 را در نظر گرفته باشید. در صورتی که حسابدار بخواهد یک زیرگروه دیگری به این حساب اضافه کند می تواند با اضافه کردن عدد اعشاری زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد نماید و این کار را بدون هیچ گونه محدودیتی ادامه بدهد.

کدینگ توده ای

اگر حسابداری بخواهد برای یک کسب و کار صرفا در یک دوره مالی نسبت به کدینگ اقدام نماید. کدینگ توده ای بسیار مناسب می باشد. به همین دلیل از کدینگ توده ای استفاده می نمایند. اما اگر بخواهید که بعد از آن ئوره مالی به فعالیت ادامه دهید باید کدینگ مناسب خود را انتخاب نمایید.

کدینگ وجهی

در روش کدینگ وجهی اختصاص دادن کد ها و اعداد را می توانید به عنوان یک قرارداد استاندارد در نظر بگیرید. زیرا در این روش هر کد نماینده نوع خاصی از زیر مجموعه ها و حساب ها می باشد.
به عنوان مثال می توان یک پروژه را به گروه های مختلف حسابداری تقسیم نمود.

نقش کدینگ حسابداری در کاهش هزینه ها

کدینگ حسابداری می‌تواند در کاهش هزینه‌های سازمان نقش موثری داشته باشد. در زیر توضیحات بیشتری در این رابطه آورده شده است:
۱. بهبود کنترل هزینه‌ها: با استفاده از کدینگ حسابداری، هزینه‌های سازمان به راحتی دسته‌بندی و طبقه‌بندی می‌شوند و به همین دلیل، کنترل هزینه‌ها بهبود می‌یابد.
۲. بهبود مدیریت انبار: با داشتن یک سیستم کدینگ حسابداری منظم، اطلاعات درباره موجودی انبار، تحویل و دریافت کالا و خدمات و هزینه‌های مرتبط با آن، به راحتی قابل دسترسی می‌شود. این باعث می‌شود که بتوان بهترین تصمیم‌گیری‌ها را درباره مدیریت انبارات گرفت.
۳. بهبود کنترل داخلی: با داشتن یک سیستم کدینگ حسابداری، کنترل داخلی بهبود می‌یابد و از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مالی جلوگیری می‌شود. همچنین، اطمینان حاصل می‌شود که تمامی پرداخت‌ها، دریافت‌ها و تراکنش‌های مالی به درستی ثبت شده‌اند.
۴. افزایش کارایی: با داشتن یک سیستم کدینگ حسابداری، تسهیل در تهیه گزارشات مالی و صورت‌های مالی ایجاد می‌شود و به همین دلیل، کارایی در سازمان افزایش می‌یابد.
بنابراین، با توجه به این مزایا، می‌توان گفت که کدینگ حسابداری می‌تواند به کاهش هزینه‌های سازمان کمک کند و در نتیجه، بهبود کیفیت و کارایی سازمان را نیز به همراه داشته باشد.