خطای جابجایی در حسابداری چیست ؟

در این مقاله یک خطای رایج در خدمات حسابداری را مطرح کرده ایم که آن را در ادامه برسی میکنیم و راه های جلوگیری از آن را بیان میکنیم.

خطاهای حسابداری : خطای جابجایی در حسابداری چیست ؟

خطای جابجایی یک خطای رایج در خدمات حسابداری است که به دلیل جایگزینی دو رقم پی در پی (یا بیشتر) ایجاد می شود. به عنوان مثال، وقتی یک دفتردار به جای 65 عدد 56 را وارد می کند، این یک خطای جابجایی است.

برای ردیابی خطاها، تفاوت بین مقدار ثبت شده و مقدار صحیح را پیدا کنید. به طور مساوی بر 9 قابل تقسیم خواهد بود.

چگونه می توانید از خطای جابجایی مطلع شوید؟

یک خطای جابجایی عدم تعادل بین اعتبارات و بدهی ها را ایجاد می کند و با استخراج تراز آزمایشی نشان داده می شود. با این حال، تشخیص خطا زمانی دشوار است که هم در بدهی و هم در ورودی اعتبار رخ داده باشد، زیرا مانده آزمایش همچنان تعادل دارد.

نحوه اصلاح خطاهای جابجایی در حسابداری

اگر در سوابق حسابداری مغایرت پیدا کردید، عدد را بر 9 تقسیم کنید. اگر خطا به دلیل جابجایی باشد، عدد به طور مساوی بر 9 تقسیم می شود.

به عنوان مثال، در بررسی تراز آزمایشی پایان سال خود، متوجه می شوید که 90 ملیون تومان تفاوت بین بدهی ها و اعتبارات شما وجود دارد. از آنجا که این عدد به طور مساوی بر 9 قابل تقسیم است (باقیمانده ای وجود ندارد)، این یک خطای جابجایی است.

اجتناب از خطاهای جابجایی

خطاهای جابجایی خطاهای انسانی غیرعمدی هستند که وقتی داده ها به صورت دستی وارد می شوند و از منابع دیگر به آنها ارجاع می شوند، معمول هستند.

گرچه ممکن است برخی خطاها ناچیز باشد، اما خطاهای بزرگتر می تواند منجر به عواقب جدی برای تجارت شود. به عنوان مثال، اگر مبلغ 1،543،000 ملیون تومان را به عنوان 1،453،000 ملیون تومان ثبت كنید، مقدار خطای 95000 ملیون تومان است.

این می تواند بر صورت سود و زیان تأثیر بگذارد و سوابق نادرست مالی ناسازگار و نادرست را نشان دهد. علاوه بر این، اطلاعات نادرست در مورد فرم های مالیاتی، گزارش سهامداران و سایر اسناد حسابداری می تواند برداشت غلطی از فعالیت های کلاهبرداری ارائه دهد.

برای جلوگیری از خطاهای جابجایی، می توانید:

از ورود دستی داده ها خودداری کنید :

می توانید به جای ورود دستی رسیدها، از یک برنامه ردیابی هزینه استفاده کنید که به طور خودکار نرم افزار حسابداری شما را با هزینه به روز می کند و احتمال خطاها را کاهش می دهد.

تطابق صورتهای بانکی :

وقتی هر ماه صورت حساب های بانکی را با سوابق حسابداری آشتی می دهید، تشخیص خطاها آسان تر است. نرم افزار حسابداری آنلاین می تواند این کار را ساده تر کند.

حسابداری دوطرفه (دوبل) :

خطاهایی که بر تراز آزمایشی تأثیر می گذارند معمولاً نتیجه ثبت یک طرفه در سوابق حسابداری هستند. استفاده از دفترداری دو بار می تواند خطاهای جابجایی را کاهش دهد. از آنجا که همه ورودی ها دو بار انجام می شود، تشخیص اختلافات راحت تر است.