نحوه کارکرد سیستم حقوق و دستمزد و عملیات های حسابداری

در این مقاله به نحوه کارکرد سیستم حقوق و دستمزد و عملیات های حسابداری و راه های مختلف پرداخت حقوق و دستمزد پرداخته ایم.

فرایند حقوق و دستمزد چیست؟

یک حسابدار یا یک مدیر حقوق و دستمزد باید برنامه ریزی دقیق تمام مراحل حقوق و دستمزد را انجام دهد. همیشه کارهایی برای مدیریت وظایف مداوم انجام می شود که نیاز به توجه و نظارت مداوم بر تغییرات در نگهداری مالیات، کمک های مالیاتی و سایر مواردی است که باید در این روند در نظر گرفته شود.

فرآیند حقوق و دستمزد را می توان به سه مرحله تقسیم کرد: فعالیت های قبل از پرداخت، پرداخت حقوق و دستمزد و پس از آن.

3 مرحله از حقوق و دستمزد

فعالیت های قبل از پرداخت

تعریف خط مشی:

در این مراحل آغازین، ایجاد سیاست های یک شرکت از جمله سیاست پرداخت، سیاست مرخصی و مزایا و سیاست حضور و غیاب مهم است.

اطمینان حاصل کنید که این سیاست ها به خوبی توسط مدیریت شرکت شما مشخص و امضا شده اند تا پردازش استاندارد حقوق و دستمزد ایجاد شود.

جمع آوری داده های ورودی:

 تعامل با چندین بخش و حقوق و دستمزد اغلب بخشی جدایی ناپذیر از روند حقوق و دستمزد است. اینها افرادی هستند که می توانند به شما امکان دسترسی بیشتر به اطلاعات مهم مانند تجدید نظر در حقوق و دستمزد در اواسط سال و اطلاعات حضور در آنها را بدهند.

فرآیند ممکن است در سازمانهای کوچکتر ادغام شود و در شرکتهای بزرگ قویتر باشد. جمع آوری این داده ها می تواند طاقت فرسا باشد اما نرم افزار حقوق و دستمزد دارای ویژگی های یکپارچه ای مانند مدیریت مرخصی و حضور و غیاب و پورتال های سلف سرویس کارمندان برای سهولت کار است.

اعتبار سنجی ورودی:

 مرحله بعدی فرآیند بررسی اعتبار داده های ورودی و پیوستن آنها به خط مشی شرکت است. این زمان آن است که اطمینان حاصل کنیم هیچ کارمند فعالی از دست نرفته است و هیچ کارمند غیرفعالی در پرداخت حقوق لحاظ نشده است.

روند پرداخت واقعی

محاسبه حقوق و دستمزد:

این مرحله در فرآیند حقوق و دستمزد است که داده های ورودی برای پردازش واقعی حقوق و دستمزد در سیستم حقوق و دستمزد قرار می گیرد. این فرآیند منجر به خالص پرداخت پس از تعدیل مالیات و کسورات لازم می شود.

پس از اتمام این فرآیند، بهترین روش برای تطبیق مقادیر و بررسی صحت برای جلوگیری از خطا است.

فرآیند پس از پرداخت

انطباق قانونی:

در زمان پردازش، کلیه کسرهای قانونی مانند صندوق تأمین کارمندان، کسر مالیات در منبع و بیمه کارمندان کسر می شوند. سپس مدیر حقوق و دستمزد مبلغ را برای سازمان های دولتی ارسال می کند.

برآیند این فرآیند بسته به حق باقیمانده می تواند متفاوت باشد. بیشتر این هزینه ها را می توان از طریق فرم های خاصی که در محل تنظیم شده است، تهیه کرد. پس از پرداخت کلیه حقوق، گزارشهای بازگشت ثبت می شود.

حسابداری حقوق و دستمزد:

مهم است که هر سازمانی سابقه کلیه معاملات مالی خود را برای روند حقوق و دستمزد ثبت کند.

حقوق و دستمزد یکی از مهمترین قسمتهای هزینه های عملیاتی است که در دفتر حساب شما ثبت می شود. مدیریت حقوق و دستمزد همیشه باید اطمینان حاصل کند که تمام داده های حقوق و بازپرداخت به طور دقیق به سیستم حسابداری شرکت یا برنامه ریزی منابع سازمانی وارد می شود.

پرداخت:

حقوق و دستمزد را می توان با پول نقد، چک یا انتقال بانکی پرداخت کرد. به طور معمول، کارفرمایان حقوق را مستقیماً به حساب بانکی یک کارمند واریز می کنند.

پس از پردازش حقوق و دستمزد، حسابداران یک شرکت باید اطمینان حاصل کند که حساب بانکی شرکت بودجه کافی برای پرداخت حقوق و دستمزد را دارد.

مرحله بعدی دریافت بیانیه مشاوره بانک حقوق و دستمزد به شعبه شرکت است. این بیانیه شامل جزئیاتی مانند شناسه کارمند، شماره حساب بانکی و میزان دستمزد است.

اگر از یک نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده می کنید که دارای یک پورتال خدمات شخصی برای کارمندان است، انتشار فیش حقوقی آسان تر خواهد بود و کارمندان می توانند برای دسترسی به حساب و فیش های حقوقی خود وارد سیستم شوند.

گزارش دهی:

بعد از اینکه لیست حقوق و دستمزد شما را برای یک ماه خاص به پایان رساندید، ممکن است گروه مالی و حسابداری یا تیم مدیریت شما گزارشی درباره مواردی مانند هزینه های کارمند بخش یا هزینه های محل کارمندان شما درخواست کنند.

یک مدیر حقوق و دستمزد برای جمع آوری این گزارش ها باید داده ها را جمع آوری کرده و اطلاعات مورد نیاز را استخراج کند.

6 دلیل اهمیت سیستم های حقوق و دستمزد

حقوق و دستمزد بخشی جدایی ناپذیر از عملکرد شرکت است. این امر نه تنها مسئول جبران حقوق کارمندان است بلکه با اطمینان از پیروی از قوانین مالیاتی شرکت نیز در محافظت از شرکت نقش مهمی دارد.

در اینجا سایر دلایل مهم بودن سیستم های حقوق و دستمزد ذکر شده است:

1) افزایش روحیه کارمندان

بخش مهمی از خوشحال نگه داشتن کارمندان پرداخت به موقع آنها است.

اطمینان از داشتن سیستم حقوق و دستمزد که به موقع به طور مداوم به شرکت شما حقوق می دهد، قطعاً بر روحیه کارکنان شما تأثیر می گذارد. پرداخت دیر و نادرست احتمالاً باعث می شود که کارمندان شما ثبات مالی شرکت را زیر سوال ببرند. این ممکن است بر محیط کلی و فرهنگ شرکت شما تأثیر بگذارد، و در نتیجه نگرشی منفی از سوی کارکنان ایجاد شود که می تواند در کارهای روزمره اثر منفی بگذارد و باعث کم کاری شود.

نیروی کار یک شرکت اغلب قلب یک شرکت است و حقوق و دستمزد قابل اعتماد و دقیق بخشی از آن چیزی است که قلب را به تپش وامیدارد.

2) جبران خسارت

حقوق و دستمزد فراتر از حقوق یک کارمند است.

پرداخت به یک کارمند همچنین می تواند شامل پاداش و مزایای بالای دستمزد او باشد. پاداش ها و افزایش حقوق مربوط به ارزیابی عملکرد از طریق سیستم حقوق و دستمزد نیز مدیریت می شوند.

3) اعتبار

نه تنها یک شرکت در قبال کارمندان خود یک تعهد مالی دارد، بلکه آنها همچنین باید از مطابقت فعالیت های حقوق و دستمزد آن با قوانین مالیاتی و استخدامی کشور اطمینان حاصل کنند.

پیروی از قوانین مالیاتی و تأمین موثر تعهدات مالیاتی، یک شرکت را به عنوان یک کارفرمای پایدار تاسیس می کند. این افزایش اعتبار یک شرکت در نهایت باعث جذب و حفظ استعدادهای قابل توجهی خواهد شد.

4) گزارش به سازمان امور مالیاتی

سیستم حقوق و دستمزد به شرکت ها کمک می کند تا قوانین مالیاتی و استخدامی را رعایت کنند.

یک شرکت باید میزان بازپرداخت مالیات حقوق و دستمزد، پرداخت ها و وضعیت کارمندان خود را به صورت فصلی یا سالانه به دولت های محلی، ایالتی و فدرال گزارش کند. نیازهای شرکت شما اغلب به اندازه حقوق و دستمزد شما و نوع مشاغل شما بستگی دارد.

5) قوانین کار را دنبال کنید

دانستن انطباق با نیروی کار راهی دیگر برای اطمینان از این است که شرکت شما کارمندان خوشی دارد و از قوانین محلی و فدرال پیروی می کند.

هر ایالت قوانین کار متفاوتی در مورد حداقل دستمزد، اضافه کار، پوسترهای قانون کار، مراحل فسخ و موارد دیگر دارد. سیستم های پرداخت حقوق و مدیران حقوق و دستمزد، رعایت و درک این قوانین را آسان تر می کند.

6) پرداخت مالیات

برای پیروی از قوانین مالیاتی سازمان امور مالیاتی کل کشور، شرکت باید درآمد و مالیات حقوق و دستمزد را از حقوق و دستمزد یک کارمند جداگانه مجاسبه کند و آن مالیات را به موقع پرداخت کند.

کارفرمایان اغلب هزینه های مزایای کارکنان را تأمین می کنند و بخشی از آن ممکن است از مزد ناخالص کارمندان حاصل شود. سیستم حقوق و دستمزد یک شرکت همچنین باید پرداخت های تأمین اجتماعی و بیمه را از دستمزد ناخالص یک کارمند کسر کند.

ایجاد سیستم حقوق و دستمزد در اکسل

ایجاد یک ماشین حساب دستمزد دستی ممکن است خسته کننده باشد اما مایکروسافت یک الگوی حسابگر حقوق و دستمزد رایگان برای اکسل برای رایانه های ویندوزی و مک دارد. همچنین نرم افزارهایی وجود دارد که با استفاده از آن می توانید این کار را به صورت خودکار در حقوق و دستمزد خود انجام دهید و کار شما را بسیار راحت تر میکند.