مدیریت انبارگردانی چگونه است

ما در این مقاله به بررسی نحوه مدیریت انبارگردانی و آموزش یک سری مطالب پایه آن پرداخته ایم.

چرا انبارگردانی اهمیت بالایی دارد؟

چرا باید انبارگردانی را به صورت اصولی فرا بگیریم؟

شرکت های پیشرفته و بزرگ، نهاد ها و سازمان های بزرگ  که محصولات متنوع تولید و مشتریان بسیاری دارند ، ناگزیر کالاهای خود را در مکانی مشخص به نام انبار ضبط و نگهداری می کنند، حفظ و نگهداری کالاها، در دسترس بودن راحتر و سریع تر آنها را  انبارگردانی می گویند.  بمنظور در دسترس قرار دادن کالا آنها را در تعداد و حجم  مشخص و بر پایه ای صحیح در مکان تعبیه شده برای انبار قرار می دهیم تا همیشه بتوان به راحتی موجودی گرفت. به دلیل های گفته شده بهتر است انبار را بسته به نوع کالا به سه دسته تقسیم کرد تا از آسیب های احتمالی و پیش بینی نشده محفوظ بماند. نحوه ی صحیح انبارگردانی یکی از مهمترین مسائل در انبارهاست که تا حد قابل توجهی بر سود و زیان شرکت ها تأثیر مستقیم می گذارند.  اکنون پاسخ سوال مهم که در اول مقاله پرسیده شد را می دانیم که آموزش انبارگردانی چرا مهم است. 
در این مبحث سعی بر این است که  نکات مهم و بروز در رابطه با انبارگردانی را با هم مرور کنیم و از هجو گویی بپرهیزیم.

مزایای انبارگردانی به صورت خلاصه شامل:

-    تخمین میزان موجودی

-    ارزیابی موجودی کاردکس حسابداری و انبار با موجودی

-    ایجاد نظم فیزیکی در انبار

-    صورت برداری از کالاها

-    برطرف کردن  میزان کسری و اضافه موجودی

-    اصلاح اختلاف نظرها درباره میزان موجودی

اصطلاحات انبارگردانی

گاهی شرایط ایجاب می کند که شما به عنوان حسابدار نمی خواهید به عرصه انبارگردانی ورود کنید و ناگزیر به اجاره انبار و همچنین استخدام انباردار خواهید شد در این صورت نیاز است که شما به عنوان حسابدار مجموعه و نه لزوما انبار دار با اصلاحات رایج انبارگردانی آشنا باشید تا هم در اجاره مکان انبار و هم در هدایت کارمند مربوطه به خوبی عمل کنید. 

اصطلاحات پرکاربرد انبارگردانی شامل:

موجودی ها:

به کلیه دارایی هایی که برای مجموعه بوده و در جهت تولید، مصرف، فروش مورد استفاده قرار می گیرند موجودی گفته می شود.

انبار:

مکانی که با توجه به ویژگی و نوع موجودی محصولات برای حفظ و نگهداری و همچنین جلوگیری از آسیب های پیش بینی نشده، انتخاب می گردد.
انبار ها بسته به نوع محصول و موجودی از نظر مقاومت و جنس، سرپوشیده و نیمه پوشیده و یا حتی رو باز در نظر گرفته شود.

انبارداری:

تحویل گرفتن اجناس، نگهداری از آنها در شرایط ویژه و ایجاد امنیت برای کالا با کمترین هزینه، نیروی انسانی و در سریع ترین زمان انبارداری می گویند.

انبارگردانی:

ارزیابی و تخمین ارزش کالا ها، تعیین مقدار واقعی موجودی ها، شمارش به دقت آنها در پایان دوره های مالی یا در زمان مورد نیاز شرکت ها، شامل گزارش انبارگردانی می باشد، پس در نظر داشته باشید که این امر بسیار مهم است و باید به چگونه نوشتن گزارش انبارگردانی مسلط باشید.

کارت موجودی انبار:

اطلاعات نقل و انتقال موجودی و کالا ها بر روی برگه ای نوشته میشود که به آن کارت موجودی انبار می گویند. النهایه این کارت (برگه نوشته شده) توسط مسئول کاردکس، در فرمی به نام فرم ورود و خروج کالا از انبار اکسل ثبت می شود.

کارت حساب انبار:

کارتی است که برای درج قیمت کالا های موجود در انبار در کنار مقادیر فیزیکی آن ها الزامی و مورد نیازست و حتما استفاده میشود.

کاردکس انبار:

 اطلاعات کلی از کالا های موجود در انبار، زمان ورود و خروج آنها، مقدار کالا ها، مکان نگهداری، تغییرات پیش آمده بر آنها در کارتی به نام کاردکس انبار ثبت می گردد.

کارت شناسایی کالا:

در کنار قفسه ها و پارتیشن ها کارتی نصب می شود که شامل اطلاعات مربوط به محصول و کالای آن قفسه است و به آن کارت شناسایی کالا می گویند.

تگ:

 برچسب های تگ، نشان دهنده تعداد هر محصول و کالا در آن گروه ها هستند که به جهت راحتی در شمارش، پیشگیری از تکرار شمارش و یا از قلم افتادن کالا ها تهیه می شود. همچنین تعداد، کد کالا، نام کالا، سرپرست شمارش و… نیز در تگ ها برای جلوگیری از سوء تفاهم حتما نوشته میشود.

برگ درخواست جنس از انبار:

فرمی است که خریدار (متقاضی) در آن مشخصات محصول و کالایی را که قرار است از انبار تحویل بگیرد را درج می کنند.

حواله انبار:

 برگ تضمینی که به مشتری برای تحویل کالا توسط انباردار داده میشود، همچنین این برگ مشخصات و اطلاعات کاملی از محصول را برای اطمینان خاطر تحویل دهنده و تحویل گیرنده دارد.

انواع انبارگردانی

انبارگردانی پایان سال:

این نوع روش انبارگردانی همانطور که از اسمش مشخص است در پایان سال انجام میشود در راستای مشخص نمودن میزان موجودی، فروش، سود و زیان و …  است. در انبارگردانی پایان سال کالا ها باید حتما قبل از شروع سال جدید شمارش شوند تا سازمانها در ابتدای سال جدید با مشکلاتی مانند بودجه، اجناس ناقص و یا فاسد شدن آنها ، کالاهای راکد و… روبرو نشوند.

انبارگردانی میان دوره(شش ماه):

بعد از اتمام نیم سال اول زمان خوبی برای شمارش کالا ها و ارزیابی صحت و نواقص موجود در صورت حساب های مالی است. انبارداری میان دوره بسیار زیاد در بهبود فرایند فرم های انبارداری پایان دوره تأثیرگذار است.

انبارگردانی بصورت موردی و تصادفی (رندوم):

ارزیابی تعدادی از کالاها برای یافتن عدم مغایرت آن با کاردکس موجودی در زمان هایی با باز های کوتاه و مشخص در کاهش ضریب خطا تأثیر گذار است و معمولاً تکرار این امر باعث افزایش دقت انجام می شود. گزارش صحت موجودی پس از انبارگردانی رندوم می تواند نشان دهندة نحوه صحیح عملکرد پرسنل بخش های مختلف سازمان باشد. از همین رو این روش هم از جهت زود به نتیجه رسیدن هم نظر اطمینان خاطر بسیار مورد پسند مدیران می باشد.

نکات مهم قبل و بعد شمارش کالاهای انبار

قبل از شمارش کالا :

فردی واجد شرایط و مسئولیت پذیر جهت مشخص نمودن روزها و ساعات شمارش و گروه هاي شمارش نیاز است، این موارد جزء فعالیت هایی است  که اگر به آن توجهی نشود، در زمان شمارش اصلی کالاها باعث مشکل خواهد شد.
میتوان برگه هاي شمارش را در  در دو نسخه  از قبل مرتب ، آماده و شماره گذاری کرد و برگ صدور كالا و رسيد كالا نیز از واجبات بوده و توجه به این امور جزئی و ساده در آخر باعث سهولت و عدم خطا در نتیجه خواهد شد.
کنترل مشخصات و تعداد (مقدار) جنس های موجود در قسمت دريافت كالا و تحویل گزارش جنس های موجود برای اطمینان خاطر از صدور فاکتورنهایی در آخر کار، از دگیر نکات مهم است که باید به آن دقت شود. 
 

حین شمارش کالا:

شمارش اصلی کالا توسط دو نفر انجام میشود، همچنین در این مرحله نکته ای که بسیار مهم است استفاده از وسایل اندازه گیری استاندارد و اصولی و هماهنگ با جنس و ویژگی کالاها می باشد.
بهتر است  شمارش دوبار انجام شود و اینکه از شمارش های بعدی پیش گیر شود آنها را بصورت ردیفی شمارش و با نشانه گذای مشخص  کنید . 
شمارش به صورت  بسیار با دقت اتفاق می افتد  زیرا در آخر کار هر دو گروه شمارنده برگه هایی که در آن گزارش شمارش ثبت شده را باید تأیید و امضا کنند و همچنین کلیه موجودی های معيوب، فاسد، كم مصرف و غيراستاندارد نیز در برگه های شمارش باید قید بشود  و به حتما رؤیت حسابداران برسد  اینگونه می توان اطمینان حاصل که تمامی اصول شمارش به درستی و به ترتیب انجام گرفته است. 
 

بعد از شمارش کالا:

بعد از اتمام شمارش موجودی های انبار، کار تیم شمارنده به پایان رسیده و تمامی گزارش برگه های شمارش شده، به هماهنگ کننده موجودی برداری تقدیم میشود. گاهی ممکن است که نتیجه گزارش های شمارنده ها و انبار دار همخوانی نداشته باشد که در این صورت شمارش بار سوم توسط هر دو تیم برای رسیدن به یک نتیجه واحد لازم است. 
زمانی که مغایرت اتفاق افتاده باشد نمی توان برگ گزارش را به اصطلاح دستکاری کرد و تغییر داد، این کار غیر قانونی و اشتباه است. برای بدست آمدن نتیجه باید داده های بدست آمده را با مدارک دائمی و حساب کنترل دفتری شرکت مقایسه کرد در این صورت اگر احتیاج به تغییر بود زیر نظر حسابرسان شرکت انجام میشود . 
در پایان صورت جلسه ای تنظیم میشود که باید به امضاء و تایید شمارندگان و مسئولین مربوط برسد که از ملزومات و واجبات است که یک نسخه از آن برای صحت و درستی انجام عملیات بلافاصله برای حسابرسان ارسال میشود تا آنها اطلاعات را در نرم افزار حسابداری انبار ثبت کنند.

در این مقاله سعی شد بصورت خلاصه تا مبحث شمارش موجودی انبار توضیح داده شود، حتی کسانی که مبتدی و هستند هم بتوانند با یک بار خواندن آن متوجه مطلب بشوند و اگر نیازی بود به کتابهای مرجع برای کسب دانش بیشتر مراجع کنند و البته این نکته را باید همیشه مد نظر داشته باشید که تجربه در هر کاری از اهمیت بالایی برخوردار می باشد و علاوه بر یاد گرفتن دانش و کسب مهارت باید به دنبال کسب تجربه نیز باشید.