تشریح گزارشات مدیریتی

تهیه گزارشات مدیریتی

هدف از تشکیل یک واحد دولتی اعمال حاکمیت و ارائه خدمت به جامعه است که به دنبال منافع عمومی است و هدف از تشکیل یک واحد انتفاعی، فعالیت های اقتصادی و کسب سود است که به دنبال منافع خصوصی است اما کاهش هزینه ها در واحد های دولتی وافزایش سود در بنگاه های اقتصادی خصوصی نسبت به دوره مالی گذشته همواره دغدغه راس هرم اداره کنندگان آن واحد است.

شرط لازم و کافی برای اداره یک سازمان، واحد انتفاعی و یا بطور کلی یک بنگاه اقتصادی در راستای اهداف از پیش تعیین شده اخذ تصمیمات صحیح و به موقع می باشد.

تصمیم در مورد فعالیت کلی شرکت
تصمیم در مورد فعالیت یک بخش
تصمیم در مورد یک عضو از مجموعه
تصمیم در مورد خط مشی ها و روش های فعالیت شرکت
تصمیم در مورد حوادث و اتفاقت غیر مترقبه

مدیران برای اخذ تصمیمات صحیح نیاز به اطلاعات و گزارشات دقیق و کامل دارند. اطلاعاتی از واحد های مختلف در قضاوت ‌برای چگونگی انجام عملیات، مقدار و شیوه سرمایه گذاری‌ها، نحوه انجام و تقبل هزینه‌ها، سنجش نیاز برای استخدام‌ها و به طور کلی درسرنوشت امروز و فردای آن سازمان‌ها و مؤسسات تأثیرگذار می‌باشد.

اما چگونه ؟

در راس هرم تصمیم گیری یک واحد اقتصادی بعد از هیئت مدیره، مدیریت عامل (کل) و پس از ان مدیران و یا معاونان بخش ها حضور دارند. برای مثال مدیر قرارداد ها و بازرگانی مدیر تولید مدیر فنی مدیر دبیرخانه مدیر پژوهش مدیر فروش مدیریت مالی اداری ؛مدیر انفورماتیک و..... وظیفه این مدیران اداره و سازماندهی بخش زیر نظر خود در راستای اهداف از پیش تعیین شده مدیران بالا دستی میباشد.

مدیران بخش ها با ارائه اطلاعات از فعالیت گذشته راه را برای تصمیم گیری درمورد آینده و تعیین خط مشی بخش خود توسط هیئت مدیره آسان می سازند.
احتمالا برای تمامی ما این موضوع پیش آمده که مدیر بالا دستی حرف ما را نمی فهمد.
اما به این موضوع فکر نکرده ایم که اگر قرار باشد مدیر کل تمامی صحبت ها و گزارشات تخصصی بخش های مختلف یک شرکت را متوجه شود باید دانشی به وسعت یک دریا و عمق یک چاه داشته باشد که شدنی نیست. حال وظیفه ما این است که گزارشاتمان بسیار ساده، قابل فهم برای همگان اما سرشار از تخصص باشد تا به تصمیم گیری هر چه سریع تر و هر چه صحیح تر مدیران کمک کرده باشیم.

گزارش چیست؟

گزارش ها حاوی اطلاعات سازمان یافته درباره‌ی اقدامات و رویدادهای انجام شده در گذشته نزدیک یا دور و یا درحال انجام هستند، که راه را برای اتخاذ تصمیمات صحیح، دقیق و به موقع برای دریافت کننده گزارش هموار می سازند. ساده ترین گزارش‌ها نوشتاری هستند، هر چند می توانند گفتاری یا به صورت‌های مختلفی همچون فیلم، عکس، اسلاید، لوح فشرده و غیره نیز باشند ارائه گزارش به مدیران از وظایف مهم سازمانی هر کارمند ویا یک بخش از سازمان است زیرا مدیران نه تنها از گزارش برای ارزیابی اثرات فعالیت واحد گزارش دهنده بر سازمان بلکه جهت بررسی طرح های مورد نظر نیز استفاده می کنند.

قدم اول برای ارائه یک گزارش خوب مستلزم این است که بتوانیم عملکرد واحد خود را در قالب کمی و یا کیفی با شاخص های مختلف اندازه گیری نماییم فعالیتی که اندازه گیری و سنجیده نشود را نمیتوان مدیریت نمود گزارش فاقد اعداد و ارقام وشاخص ها بیشتر به مانند یک وصیت نامه می ماند تا گزارش، از جداول ونمودارها استفاده کنیم زیرا نمودارها حجم گزارش را کاهش می دهند، از تعاریف کلی بپرهیزیم زیرا مدیران علاقه مندند گزارش زبان باز کرده وبا آنها صحبت کند تا اینکه خودشان نتیجه گیری کنند، بی دقتی را کنار بگذاریم زیرا گزارشات ما مبنای تصمیم گیری و هدایت است، همواره واحد خود را زیر نظر داشته باشیم و گزارشاتمان اماده باشند تا دراداره واحد و مسئولیت های سپرده شده به ما عقب نمانیم و غافلگیر اتفاقات ناخوشایند نشویم.
پس کاربران عزیز مالی کده توجه کنند که در تهیه و تنظیم هر نوع گزارش به ویژه تهیه گزارشات مدیریتی از مرحله‌ی تصور و اندیشه، تا تدوین و بیان و انتقال مفاهیم به خواننده باید نهایت دقت و توجه را مبذول داشت.