علم حسابداری نوعی مهارت با چاشنی علم و هنر می باشد که برای ثبت و نگهداری اطلاعات و مدارک مالی و در مواردی تجزیه و تحلیل آنها در یک شرکت یا سازمان به کار گرفته می شود. به همین ترتیب یکی از مواردی که حسابداران در تنظیم رویداد ها و تراکنش های مالی در شرکت ها باید مد نظر داشته باشند، کدینگ حسابداری ( کدینگ حساب ) می باشد. به دلیل اینکه در فرآیند حسابداری، رویدادهای مالی به تعدد و در انواع مختلفی وجود دارند این رویدادها را می بایست در دسته های گوناگون و در زیرمجموعه های فرعی طبقه بندی کرد، در صورت عدم این کار حالتی در هم ریختگی و بی نظمی به وجود می آید که همه فعالیت های بعدی در حسابداری را متاثر می کند. به این دسته بندی رویدادهای مالی و تعیین کردن سطوح مختلف در آن و تشکیل شاخه های اصلی و فرعی یک درخت را کدینگ حسابداری می نامند.
در ادامه مطالب صفر تا 100 کدینگ حسابداری را با مثال و تصویر برای شما شرح داده ایم.
کدینگ حساب ها در حسابداری
کدینگ حسابداری از نظر معنای لغوی همان شماره سرفصل های حسابداری است. کدینگ حساب، به طبقه بندی و مرتب کردن سرفصل های حسابداری گفته می شود. کدینگ حساب ها از پایه های اولیه و اصلی در حسابداری است.
کدینگ حسابداری در راستای تجزیه و تحلیل و دریافت گزارشات برای هر سرفصل در حسابداری و همچنین آسان بودن در دستیابی به اطلاعات بکار گرفته می شود و سر فصل های حسابداری را نیز به شکل سازماندهی شده و مرتب در می آورد. این دسته بندی ها دارای سطوح و زیرشاخه هایی می باشند که در حسابداری به اصطلاح کدینگ حسابداری گفته می شود.
طبقه بندی حساب ها
برای طراحی کدینگ در حسابداری می بایست به این ساختار و لایه ها دقت کرد:
طبقه اول : گروه حساب
این لایه از گروه ترازنامه و سر فصل های اصلی سود و زیان تشکیل می شود. می توان همه بدهی های جاری و غیر جاری، درآمد و هزینه، سرمایه گذاران و حقوق مربوط با آن ها و سایر ذی نفعان را در این بخش تعریف نمود. این طبقه معمولا شامل اعداد ( کد ) یک یا دو رقمی می باشد.
طبقه دوم : حساب کل
در این قسمت معمولا صورت حساب های مالی تعریف می شود. معمولا نیازها و فعالیت های مجموعه از عوامل اصلی این لایه است و گروه حساب های شرکت را به کدهای کوچک تر تقسیم می کند که به حساب کل تبدیل می شوند. برای این قسمت از ارقام ۲ یا ۳ رقمی معمولا استفاده می شود.
طبقه سوم : حساب معین
در این سطح همه حساب های کل، به حساب های ریزتری تقسیم می شوند که در حسابداری به حساب معین معروف می باشند. در این لایه کد ها به صورت ۲ رقمی تعریف می شوند.
طبقه چهارم : حساب های تفصیلی
حساب تفصیلی حساب های ریز شده معین می باشند که در اصطلاح به حساب تفصیلی در حسابداری شناخته می شوند و در طبقه بندی وضعیت راحت تری را ایجاد می کنند و شناسایی و دسترسی به حساب ها را راحت تر می کنند. بهترین روش برای تعریف کد های این قسمت استفاده از حساب های خاص و منحصر به فرد می باشد. این کار باعث می شود کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی دارای یک حساب مخصوص به خود و یک کد معرف باشند.
برای آشنا شدن با سرفصل حساب ها و کدینگ حسابداری ابتدا باید گروه بندی و تقسیم بندی حساب ها را فرا بگیریم و با ماهیت آنها آشنا باشیم. کدینگ حسابداری مانند یک درخت¬واره حساب می باشد به طوری که هر حساب دارای حساب های وابسه به خود است که به عبارتی در زیر مجموعه خود گنجانده شده است.
گروه بندی حساب ها به ترتیب به صورت زیر است:
حساب های گروه خود از حساب های کل تشکیل شده است و حساب های کل متشکل از حساب های معین است . سپس به هر حساب معین در صورت نیاز تفصیل اختصاص داده می شود. به عبارتی گروه حساب ها در راس هرم قرار دارند و سپس حساب های کل در زیر مجموعه آنها قرار می گیرد و حساب های معین هم زیر مجموعه حساب های کل و برای حساب های معین همانطور که گفتیم در صورت نیاز تفصیل مشخص می شود.
یه این نکته دقت کنید که کدینگ حسابداری در طبقات بالا تر مانند گروه حساب ها و حساب های کل در اکثر مواقع برای مجموعه های مختلف یکسان است و هرچه طبقه بندی یا کدینگ حساب ها ریز تر می شود و به تفصیل نزدیک می شود تغییرات و تفاوت سلیقه ها در کدینگ حساب ها بیشتر به چشم می خورد.
کدینگ تفصیلی آخرین سطح در طبقه بندی کدینگ حسابداری است. کدینگ تفصیلی حسابداری بعد از حساب معین قرار دارد ولی الزامی به وجود آن در همه حساب ها نیست بلکه هر مجموعه با توجه به مدینگ و شرایط مربوط به خود حساب تفصیل ایجاد می کند. برای توجه بیشتر به این موضوع به مثال های مطالب بالاتر مراجعه کنید که در تصویر آمده است. حساب تفصیلی به جزئیات و شفاف کردن نهایی حساب ها کمک می کند. مثلا ما اگر بابت فروش محصولات خود از طرف مقابل طلب داشته باشیم، مشخص کردن نام آن شخصی که به ما بدهکار است مانند شرکت X بر عهده حساب تفصیلی است. حالا اگر ما شعبات مختلفی در سطح کشور داشته باشیم. اینکه کدام شعبه این فروش را داشته است و یا حتی برای مشخص شدن هزینه های به تفکیک هر شعبه، مربوط به تفصیل در سطوح بعدی (مراکز هزینه و فروش) است که در ادامه توضیح می دهیم.
تفصیل معمولا به عنوان سطح چهارم نیز شناخته می شود. اگر در جایی صحبت از سطح چهارم در کدینگ حسابداری شد منظور آنها کدینگ تفصیلی است. امکان دارد در بعضی کدینگ ها سطوح تفصیل خود از چند سطح تشکیل شده باشد مانند تفصیل سطح 1 تفصیل سطح 2. دقت کنید که سطح 1 و 2 را با سطح چهارم اشتباه نگیرید. تفصیل 1 و 2 فقط برای شناسایی تفصیل در سطح مورد نظر خود است. اما سطح چهارم تفصیل منظور در کل کدینگ است. به این معنی که:
کدینگ هزینه در حسابداری به عنوان گروه حساب قرار دارد و سر منشا آن از همین گروه حساب است. در مقابل کدینگ هزینه کدینگ درآمد است که آن هم به عنوان گروه حساب است. حساب های کل مربوط به هزینه ها معمولا به این صورت طبقه بندی می شود : هزینه حقوق و دستمزد، هزینه های سربار عملیاتی، هزینه توزیع و فروش و در آخر هم هزینه مالی.
کدینگ حسابداری در هر کسب و کاری ویژگی های مخصوص به خود را داشته باشد. نوع فعالیت هر شرکت و رویدادها و فعالیت های مخصوص به آن باعث به وجود آوردن حساب هایی می شود که گزارش گیری، ثیت و طبقه بندی اطلاعات را بهبود می دهد. برای مثال در یک شرکت تولیدی برای کنترل مواد اولیه که در چرخه تولید وارد می شوند حسابی به نام کالای در جریان ساخت وجود دارد. این حساب در یک شرکت خدماتی به دلیل عدم تولید محصول وجود ندارد. یا برای مثال در شرکت های پیمانکاری حسابی به نام صورت وضعیت های ارسالی و تایید شده وجود دارد که در سایر شرکت های فاقد عملیات پیمانکاری وجود ندارد.
کدینگ حسابداری بهای تمام شده هم یک نوع حساب برای شرکت هایی می باشد که بهای تمام شده محصول را بدست می آورند. بهای تمام شده در طبقه بندی حساب ها به عنوان گروه حساب درج می شود و زیر دسته های مربوط به خود را دارد. کدینگ حسابداری بهای تمام شده از سه حساب بهای مواد، بهای دستمزد و بهای سربار تشکیل شده است .
کاربرد کدینگ در حسابداری
همه اشخاص حقیقی و حقوقی برای ثبت اسناد حسابداری خود و ارائه گزارش هایی مانند تراز آزمایشی، به کدینگ حسابداری احتیاج دارند. کدینگ ها در سیستم حسابداری مختلف برای شناسایی بهتر و راحت تر حساب ها مورد استفاده واقع می شوند.
گروه حساب ها به عبارتی حساب های اصلی هستند که دسته بندی کلی طبق این گروه پایه ریزی می شود. حساب کل نزد اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی از اهمیت بسزایی برخوردار است و جزئیات آنها هم برای گزارش به این سازمانها تسلیم می شود.
حساب معین سومین دسته می باشد، این طبقه معمولا برای گزارش دهی و تصمیم گیری استفاده می شود و حساب های تفصیلی، حساب هایی هستند که نزد هر سازمان به طور سلیقه ای و بر اساس نوع گزارشات مد نظرشان تعریف میشوند. اگر در سیستم کدینگ حساب تفصیلی به حساب معین متصل شود، آن را استاندارد و در غیر از این صورت، آن را شناور گویند.
انواع کدینگ
• کدینگ حفظی:
این نوع کدینگ از اسم سرفصل ها استفاده می کند و آنها را مخفف می کند تا به حالتی غیر قابل حدس در آید.
برای مثال: ح پ که به معنی حساب های پرداختنی می باشد یا ب ت که همان بهای تمام شده می باشد.
• کدینگ متوالی:
این کدینگ به همه گروه ها، کل و معین اعدادی متوالی می دهد که حساب ها را با کمک این اعداد تشخیص می دهند.
برای مثال: کد هزینه ها ۶ می باشد
به این مدل کدینگ، کدینگ سریالی هم می گویند.
• کدینگ توده ای:
در این مدل کدینگ، یک سری از کد ها صرفا به حساب های یک دوره مالی مشخص اختصاص می یابد.
• کدینگ سلسله مراتبی:
در این حالت کدینگ، چند سرشاخه وجود دارد و زیرشاخه ها هم کدهایی دارند که اعداد اول آنها با کد سرشاخه مربوطه یکسان است.
این کدینگ ها با توجه به احتیاجات هر شرکت یا مجموعه توسط مدیر مالی، حسابدار و حسابرس پیشنهاد می شود. بعضی نرم افزارهای مالی دارای امکانات مختلف برای تغیرات در طراحی کدینگ هستند که برای اجرای یک سیستم کدینگ کاربردی هستند.
بعضی از نرمافزار های حسابداری بصورت پیش فرض دارای کدینگ حسابداری هستند و بعضی از آن ها با توجه به نوع فعالیت شرکت دارای کدینگ خدماتی، کدینگ پیمانکاری، کدینگ بازرگانی، کدینگ صنعتی ( کدینگ بهای تمام شده ) هستند