خانه درخواست مشاوره سوالات متداول تقویم مالی 02144860484 09194205207
× خانه خدمات حسابداری پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان خدمات مالیاتی خدمات حسابرسی مشاوره مالی مشاوره مالیاتی درخواست مشاوره سوالات متداول تقویم مالی 02144860484 09194205207
ردیابی-هزینه-چیست-و-چگونه-می-تواند-به-کسب-و-کار-شما-کمک-کند؟

ردیابی هزینه چیست و چرا مهم است؟

در این مقاله مزایای ردیابی هزینه های کسب و کار و اینکه با دانستن و مدیریت آن چگونه میتوانیم به اهداف مالی خود برسیم را، بررسی کرده ایم.

ردیابی هزینه و فواید آن برای کسب و کارها

ردیابی هزینه ها

 

ردیابی هزینه ( expense tracking) قسمت مهمی در ایجاد بودجه و حفظ منابع برای کسب و کار شماست. ثبت روزانه هزینه های خود با پیگیری رسیدها، فاکتورها و سایر هزینه های خروجی، سلامت مالی ورود و خورج شما را بهبود می بخشد. ردیابی هزینه ها می تواند به شما کمک کند تا در بالای جریان نقدینگی خود باقی بمانید و منابع خود را صرف سایر بخش ها نیز بکنید.

در بضعی سازمان ها افرادی به عنوان Expenses Tracker وجود دارند که وظیفه تخصصی آنها این است. در برخی کسب و کارها حسابرسان داخلی این وظیفه را بر عهده دارند و بخشی از کارشان ردیابی هزینه ها می باشد. از نگاهی دیگر حسابداری مدیریت نیز می تواند این وظیفه را بر عهده بگیرد و گزارشات مدیریتی در راستای مدیریت هزینه ها و ردیابی هزینه آماده کند.

در اینجا ما موارد زیر را مورد بررسی قرار خواهیم داد:

  • ردیابی هزینه چگونه سود را افزایش می دهد؟
  • عناصر فرآیند بودجه بندی چیست؟
  • چگونه امور مالی را پیگیری می کنید؟

ردیابی هزینه چگونه باعث افزایش سود می شود؟

1) ردیابی هزینه های شما، شما را به یک مدیر بهتر جهت مدیریت منابع مالی تبدیل می کند. کمبود جریان نقدینگی می تواند منجر به شکست کسب و کار شما شود.

حرکت در مناسبترین حالت بودجه ماهانه، برای موفقیت شما بسیار مهم است. برای مدیریت بودجه و دانستن اینکه پول شما به کجا می رود هیچ راهی بهتر از ردیابی یا پیگیری هزینه وجود ندارد.

با ثبت روزانه هزینه های خود می تواند اطمینان حاصل کند که از نظر اقتصادی در تمام طول سال آگاه هستید. دانستن اینکه پول شما به کجا می رود و چه مقدار هزینه می کنید می تواند عادت های هزینه شما را بهبود بخشد. بعلاوه، شما ایده بهتری در مورد محل اختصاص پول برای تأثیر مثبت بر نتیجه کار خواهید داشت. این موارد از فواید ردیابی و پیگیری هزینه ها است.

 

2) پیگیری هزینه شما را برای مالیات آماده می کند.

موعد های مالیاتی برای همه به خصوص صاحبان مشاغل و همچنین شرکت ها یک زمان پرتنش است.

ثبت روزانه هزینه های خود به شما کمک می کند تا از کند و کاو های خسته کننده در فاکتورهای قدیمی خود خودداری کنید. با دانستن اینکه چه هزینه هایی قابل قبول مالیاتی است، می توانید تا حدی اطمینان حاصل کنید که به مشکل نمی خورید.

هزینه های قابل قبول مالیاتی مانند:

  • وعده های غذایی تجاری
  • هزینه های تلفن و اینترنت
  • هزینه سفر برای شرکت در جلسات مشتری
  • لوازم اداری
  • کارمزد و سود بانکی
  • تحصیلات
  • هزینه های دفتر خانه
  • و خیلی موارد دیگر

 

 3) با پیگیری هزینه با کارمندان خود به موقع تسویه کنید.

کارمندان مشاغل کوچک، هزینه های سفرهای کاری، وعده های غذایی و سایر اهداف مرتبط با فعالیت های تجاری را خرج می کنند.

داشتن بهترین روش برای پیگیری هزینه ها و گزارش هزینه های کارمندان به مدیران کسب و کارها کمک می کند تا به موقع هزینه های کارمندان خود را بازپرداخت کنند. ردیابی هزینه به شما ایده بهتری از هزینه های فعالیت کسب و کار شما می دهد. به علاوه، با بازپرداخت پول به تیم خود، آنها خوشحال خواهند شد.

4) ردیابی هزینه، پیش بینی تجارت کسب و کار را آسان تر می کند

وقتی هزینه های خود را پیگیری می کنید، محاسبه سودآوری کسب و کار شما بسیار آسان تر است. این معادله ساده است: درآمد منهای هزینه ها.

سود = هزینه - درآمد

شما می توانید با ارائه ایده بهتر از نحوه فعالیت کسب و کار خود، به سرمایه گذاران بالقوه ایده بهتری از سودآوری شرکت خود ارائه دهید. هنگام ردیابی هزینه های خود، لازم نیست که در مورد امور مالی خود حدس بزنید. با ردیابی به روز هزینه ها، می توانید تصویر واضحی از پیش بینی و استراتژی کسب و کار خود را به ذینفعان ارائه دهید.

عناصر فرآیند بودجه

هرچه عناصر بودجه خود را بهتر درک کنید، می توانید در سلامت مالی خود نیز بهتر باشید. بررسی بودجه به شما کمک می کند ببینید که پول شما به کجا می رود، هدف قرار دادن مناطق مشکل را آسان تر می کند، در صورت لزوم به شما کمک می کند تا چرخش عملکرد داشته باشید و به شما در رسیدن به اهداف مالی کمک می کند. 

بیایید با درک عناصر اساسی بودجه مالی شروع کنیم. 

1) منبع درآمد : پول شما از کجا می آید؟ 

دانستن همه منابع درآمد ورودی خود اولین قدم عالی در ایجاد بودجه تجاری موفق است. با ارقام فروش خود شروع کنید و سپس منابع درآمد دیگری را که برای اداره کار خود استفاده می کنید، در نظر بگیرید. 

2) هزینه های ثابت : هر ماه برای چه هزینه هایی می پردازید؟ 

پیگیری هزینه ها در هزینه های منظم ماهانه مانند قبض ها و هزینه های اشتراک اغلب آسان ترین قسمت در ایجاد بودجه کسب و کار شما است. این هزینه های ثابت معمولاً هر ماه یک قیمت دارند و می توانند به راحتی به برنامه عملیاتی شما اضافه شوند. 

3) هزینه های متغیر : چه هزینه هایی وجود دارد که قابل تنظیم و تغییر است؟

هزینه های متغیر مواردی هستند که قیمت ثابت ماهیانه ندارند. اغلب این خریدها را می توان کوچک و بزرگ کرد تا با بودجه عملیاتی ماهانه شما کار کند. بسته به سودآوری خود، می توانید با این خریدها هر طور که صلاح می دانید بالا و پایین کنید.

4) خریدهای غیر منتظره : آیا پول یک خرید غیرمنتظره و غیر قابل پیشبینی را دارید؟

بعد از اینکه در تمام منابع درآمد و هزینه های ثابت و متغیر خود فاکتور گرفتید، می توانید آنچه را که برای خریدهای غیر قابل پیشبینی در دسترس دارید مشاهده کنید.

مدیریت بودجه و آگاهی از هزینه ها می تواند به شما در لذت بردن از مزایایی مانند گذراندن یک دوره آموزشی برای ارتقا دانش کسب و کار کمک کند یا شما را برای هزینه های غیرمنتظره مانند تعویض تجهیزات خراب شده آماده کند.

چگونه امور مالی را پیگیری یا ردیابی می کنید؟

همانطور که می دانید ردیابی هزینه های کسب و کار شما برای موفقیت در تجارت ضروری است. چه در حال آماده سازی برای فواصل مالیاتی باشید و چه در تلاش برای درک بهتر از وضعیت مالی کسب و کار خود، ردیابی روزانه هزینه برای تجارت شما مفید است. در اینجا چند مرحله برای شروع کار در زمینه ردیابی هزینه ها آورده شده است.

1) حساب بانکی جداگانه باز کنید

با تفکیک درآمد و هزینه های شغلی از امور مالی شخصی، زندگی خود را ساده نگه دارید. تفکیک نکردن این دو ممکن است برای سلامت مالی عملیات تجاری شما مخرب باشد و امور مالی شخصی شما را نیز پیچیده کند.

2) از ابزار های آنلاین و نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید

برنامه های نرم افزاری حسابداری مبتنی بر رایانش ابری، امور مالی تجارت شما را ساده کرده و پیگیری هزینه های شما را بسیار آسان تر می کند. با استفاده از نرم افزار مبتنی بر ابر می توانید هزینه های خود را از هر کجا و در هر زمان پیگیری کنید. بعلاوه، مدیریت حسابهای دریافتنی و پرداختنی و همچنین حقوق و دستمزد بسیار آسانتر می شود.

3) دریافتی های خود را نگهداری کنید

با داشتن رسیدهای خود و نگهداری دریافت و پرداخت خود، در وقت صرفه جویی کنید و خیال خود را راحت کنید.

استفاده از یک کارت اعتباری یا کارت نقدی برای خریدهای مرتبط با کسب و کار شما به ساده سازی ردیابی هزینه های شما کمک می کند. همچنین در برنامه ها و نرم افزارهای حسابداری ویژگی های مناسبی وجود دارد که به شما امکان می دهد از رسیدهای خود عکس بگیرید تا آنها را در فضای ابری ذخیره یا نگهداری کنید.

4) بدانید هزینه های قابل قبول مالیاتی چیست؟

وقتی تصور می کنید که چه هزینه هایی قابل قبول از نظر مالیات است و به عبارتی قابل کسر از مالیات است، آسان تر است که بدانید چه نوع هزینه ای را باید جذب کنید. برای به دست آوردن لیست کاملی از هزینه های مذکور با یک حسابدار مشورت کنید.

ردیابی و ثبت و نگهداری هزینه ها به شما در ردیابی هزینه ها برای رسیدگی مالیات تراکنش مشکوک بانکی هم کمک می کند.

ارسال نظر

نظرات کاربران